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Foto di un Apostille
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Che cos'è
un'Apostille?
Un'Apostille è un timbro speciale apposto da un'autorità che
certifica che un documento è una copia conforme dell'originale.
Le Apostille sono disponibili nei paesi firmatari della
Convenzione dell'Aja riguardante l'abolizione della
legalizzazione di atti pubblici stranieri, meglio nota come
Convenzione dell'Aja. Tale convenzione, firmata nel 1961,
sostituisce la lunga e laboriosa procedura della certificazione
a catena in vigore fino ad allora, secondo la quale ci si doveva
recare presso quattro autorità diverse per far certificare un
documento.
Perché occorre?
Se apre un conto bancario svizzero per posta, la banca non vedrà
l'originale del suo passaporto. Gli impiegati che lavoreranno
alla sua domanda dovranno essere sicuri che la copia sia
conforme all'originale. Ogni banca ha definito il proprio modo
di stabilire se la copia del passaporto sia accettabile ai fini
dell'apertura di un conto. Alcune banche accettano una copia del
passaporto autenticata (legalizzata, certificata) da un notaio
pubblico, ma la maggior parte richiederà l'apposizione sul
documento di un'Apostille.
Dove posso farmi apporre un'Apostille?
Ogni paese firmatario dela Convenzione dell'Aja ha designato
un'autorità all'interno del proprio territorio che possa apporre
Apostille. Negli Stati Uniti, p.es., è l'ufficio del segretario
di stato. In pratica, dovrà contattare un notaio per ottenere
un'Apostille. Ci sono però dei notai che potrebbero non
conoscere bene la procedura - potrebbero quindi proporre una
forma sostitutiva che conoscono meglio. Se il documento non
riporta in caratteri maiuscoli il termine "APOSTILLE", non si
tratta della procedura giusta. Ricordi inoltre che non è
obbligato a spiegare al notaio il motivo per cui richiede
un'Apostille - dovrà solo dire che ne ha bisogno. Tenga infine
presente che alcuni paesi non hanno firmato questo trattato e
quindi non offrono la possibilità di ottenere l'Apostille.
A che cosa servono normalmente le Apostille?
Un'Apostille può servire quando viene richiesta la copia di un
documento ufficiale straniero. Per es. per matrimoni, adozioni,
successioni ereditarie, ma anche per semplici contratti
internazionali. L'Apostille è una certificazione ufficiale del
fatto che il documento è una copia conforme all'originale. Non
certifica tuttavia la correttezza del contenuto del documento
originale.
Che cosa devo fare se non riesco ad ottenerla?
Se le è stata richiesta l'Apostille per autenticare la copia del
suo passaporto, la banca non accetterà alcuna forma sostitutiva.
Se non riesce ad ottenerla, si metta in contatto con noi, per
vedere se ci sono altri modi di legalizzare il suo documento.
Non perda tempo cercando di ottenere un qualunque altro tipo di
timbro ufficiale - non andrà bene e la banca non aprirà il
conto. |
ADEMPIMENTI DEL NOTAIO
La normativa prevede che il notaio si accerti dell’efficacia sia formale
che sostanziale del documento legalizzato. Bisogna ora intendere se con
tale affermazione si vuole rendere il notaio responsabile solamente
della validità formale della procedura di legalizzazione od anche
dell’intero documento ed in che modo debba svolgere l’analisi di merito
dello stesso.
Posto che, evidentemente, non può essere messa in discussione la scelta
di una determinata forma da parte del Pubblico Ufficiale straniero,
derivata da quanto previsto dalla normativa vigente in quello Stato, non
rimane altro che da chiedersi se il notaio debba e possa sindacare sulla
corretta applicazione della medesima nel caso concreto.
A nostro parere no, vista l’impossibilità di essere a conoscenza delle
procedure in uso nei vari Stati di provenienza; ciò non toglie che il
notaio rimanga comunque obbligato ad una analisi approfondita del
documento in questione, così da sincerarsi se esso sia realmente in
grado di produrre gli effetti desiderati.
Per quanto poi concerne una valutazione di merito, il notaio è
sicuramente tenuto a verificare che il contenuto dell’atto non sia
contrario a quanto previsto dalla normativa vigente.
L’Italia, gli Stati Uniti d’America e molti altri paesi, sono firmatari
della Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 in base alla quale è stata
stabilita una procedura semplificata per la legalizzazione degli atti
pubblici da utilizzare in Paesi diversi da quello che li ha rilasciati.
Gli atti pubblici che devono essere presentati in un Paese straniero
firmatario della predetta Convenzione, vengono autenticati tramite
l’apposizione di una particolare attestazione, detta "APOSTILLE" che ne
certifica l’autenticità della firma e la veridicità del sigillo o timbro
ivi apposti, ai fini della sua validità legale.
L'APOSTILLE viene affissa dall’Ufficio del "Secretary of State" dello
Stato in cui l’atto è stato emanato o legalizzato dal notaio pubblico.
Si tratta di una specifica annotazione che deve essere fatta
sull’originale del certificato (può essere anche un Titolo di studio)
rilasciato dalle autorità competenti del Paese interessato, da parte di
una autorità identificata dalla legge di ratifica del Trattato stesso.
L’ APOSTILLE, quindi, sostituisce la legalizzazione presso l’ambasciata.
Ne discende che se una persona ha bisogno di fare valere in Italia un
certificato di nascita - un certificato di studio e vive in un Paese che
ha aderito a questa Convenzione non ha bisogno di recarsi presso
l’ambasciata italiana e chiedere la legalizzazione, ma può recarsi
presso l’autorità interna di quello Stato (designata dall’atto di
adesione alla Convenzione stessa) per ottenere l’annotazione della
cosiddetta APOSTILLE sul certificato. Una volta effettuata la suddetta
procedura quel documento deve essere riconosciuto in Italia, perché
anche l’Italia ha ratificato la Convenzione e quindi in base alla legge
italiana quel documento deve essere ritenuto valido, anche se redatto
nella lingua di un diverso Paese (al punto che dovrebbe essere
sufficiente una normale traduzione che si può ottenere anche in Italia
per essere fatto valere di fronte alle autorità italiane).
E’ necessario precisare che la Convenzione riguarda specificamente
l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri tra i quali
rientrano, per espressa previsione della stessa, i documenti che
rilascia un autorità o un funzionario dipendente da un’amministrazione
dello Stato (compresi quelli formulati dal Pubblico Ministero, da un
cancelliere o da un ufficiale giudiziario), i documenti amministrativi,
gli atti notarili, le dichiarazioni ufficiali indicanti una
registrazione, un visto di data certa, un’autenticazione di firma
apposti su un atto privato. La gamma di documenti per i quali si può
superare l’esigenza di legalizzazione, mediante richiesta e annotazione
della cosiddetta APOSTILLE direttamente da parte delle autorità interne
dello Stato di provenienza, è amplissima.
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